開會等於浪費時間？那是因為會議失去了原本的意義

根據國外的一份調查顯示，有將近50%的受訪者認為會議通常毫無成效，但是，每次只是希望會議不會浪費時間，並不能使會議更能發揮它原本的意義。那麼，到底如何才能打破無效會議的發生率呢？

幾乎每間公司在從事專案、人事應聘和採買等項目時，都會徹底的分析成本，卻很少計算開一次會議的成本，計算方式很簡單，就是把所有與會者的時薪乘以開會時數後，即可以粗估這場會議需要花費公司多少費用。

當然，我並非全盤否定開會這件事，只是所有的會議都要有意義。首先，需要花一點時間進行良好的聚會，以便增加彼此的溝通性與好感，有效地運行會議可以促進協作和溝通，使員工保持積極性。例如，公司的員工會議可以涵蓋影響整個部門或公司的關鍵主題，但是如果組織不善、協作和溝通將受到損害，從而影響到後面的會議即會越來越失去原本的用意。

因此，本著提高生產力和提高整體士氣的精神，思考一下為什麼有些會議被視為「浪費時間」，究竟是因為原本工作上的事情已太多、開會的頻率太高、時間太長，還是根本就沒有這麼多需要討論的事項？下面列出了四種開會最常遭遇的問題，並列出了可以立即採取的具體措施來改進。

 

行事曆上會議數量太多

當你的每個會議提醒是一小時前或數十分鐘前，那麼你似乎很難再有心力集中投入某個工作項目，甚至是按照自己規劃的時間去處理工作，會議似乎佔據了你的一天上班時間。浪費在會議上的時間是提高生產力的最大障礙，應該嘗試減少無用的會議，把這些時間花在更重要的工作上。

如果你有時間，不妨仔細計算在你的所有工作日子裡已舉行過多少次的會議，其中又有多少會議是非參加不可的？複雜的主題、跨部門協商和腦力激盪的會議最適合通過面對面或視訊的方式進行，若只是即時分享訊息、公告公司政策、獎懲與人事異動等這些事項，那麼請考慮其他的方式。

充斥著會議的日程安排容易打斷工作，像是那些需要花費大量時間與腦力來解決複雜的問題和重要的項目，即使能夠取消不必要的會議，也會產生負面影響，擁有完整的時間對於提高生產力和效率至關重要。一開始該做的，莫過於將會議安排在每週的固定時間，使之成為每週工作的一部分。如有必要，請直接在行事曆上註明，標示週間的某些時段你需要不受干擾的處理工作，因此將拒絕會議的邀請。

另外，每個會議邀請都有拒絕的選項，查看議程、與會者和會議預計進行的時間，務必使自己和團隊的成員能夠謹慎對待在工作上的投入時間，如果太過於瑣碎和無必要，我會建議大膽的點選「拒絕」選項，只需要事後補上自己的相關部分和了解進度，證明自己絕非故意不參與以及也有在關心即可。

 

會議時間過久

「這場會議到底什麼時候結束？」、「真的有必要開這麼久嗎？」、「再繼續下去我的工作怎麼辦？」以上這些大概是參加會議時大部分人的心聲，試著把時間管理這一觀念帶入到會議中，那可能會受到大家的認同。

首先一定要讓大家都有一個想法，那就是每個人的時間都是很寶貴，如此一來在討論問題時，長話短說和講重點會成為所有人的共識，不過在這之前還有一件更重要的事，那就是準時開始進行會議，培養所有人養成守時的習慣。緊接著計劃所需花費的會議時間，估計每個主題需要多少時間，最後推敲出這場會議總共需要多久。在這樣的有效時間裡，每個人都會將注意力集中於會議事項，時間的緊迫性在無形中令這場會議更有意義。

偶爾也可以試著改變會議的形式與場地，像是在戶外或某間咖啡廳進行，用一種愉悅與輕鬆的氛圍令所有與會者保持參與度，使用計時器給予每個人固定的發言時間，並使他們承擔該有的責任，畢竟會議應該是每個人的事，也應該都要發表自己的意見與看法。

 

會議缺乏重點

當每個人在會議中不時的談論到他們的旅遊計劃、生活中的趣事，要在會議上保持專注是很困難的，特別是如果你採用遠距離視訊、或是需要從別處趕往總公司開會，這可能是一個讓彼此有所交流的機會，卻不應該出現在正式的會議上。這也是不少人極為不樂見的情況，最糟的情況是變成閒話家常與另闢新的話題，整個會議徹底失焦。

要避免這類的情況發生，就應該儘早開始規劃整個會議過程，寫下需要完成的事項，而不是被動的只能依照當下情況行事。在會議之前製定具體的議程，並使每個人都按時進行，添加時間限制，這樣就不會在任何一個主題上花費過多的時間。

與會人員有義務知道他們將在會議上做出哪些決定，並應該準備討論任何問題或提出問題，邀請任何人參加沒有議程的會議，他們都是可以直接拒絕的。假使確實想花一些時間與團隊建立聯繫，則可以抓緊時間在會議正式開始前主動與其他人溝通，建立起一定的關係與作為會前的暖身。

另外一種方式，則是盡可能將議程和會議邀請一同寄發，如果在設置會議之前開始創建議程，也許你會發現實際上並不需要特別開會！無論如何，如果邀請的與會者與他們的目標不符，那麼他們可能會不出席或開始檢討會議的必要性。

 

會議效率性不足

邀請所有相關的人員參加會議似乎是正確的選擇，但實際上可能會使他們的工作效率降低。你想在會議期間達成困難的目標嗎？或者至少讓所有項目都能夠在會議中依序進行？在這些策略會議中，要提高工作效率其實並非是不可能的任務。

選擇合適的與會者是首要之務，畢竟你會思考每次會議的參加者都是正確的嗎？每個人都知道他們在這次會議中的角色以及為什麼被邀請嗎？如果會議的內容僅與不到一半的人相關，那麼這代表著議程和與會者名單出了差錯。如果這次議題中的相關人員無法到場，也謹記而不要在他們未出席的情況下開會，那麼這次的會議可能根本沒有結論，還需要再安排一次會議。

會議之前也務必選定會議紀錄。當一個人負責紀錄所有人的意見時，其他成員可以專注於參與而不是忙著記下其他人發表的看法，備註對於那些未出席會議者有很大的幫助，以免疏忽了某些細節。會議結束後，擔任會議紀錄者應在短時間內向所有與會者提供文字紀錄，並且令所有與會者都知道在哪裡可以找到詳盡的電子檔案。

其次，務必培養不只一名員工擔任會議主席的角色，一旦開會中途有臨時狀況，原本的主席需要先行離席，這時就可以適時的交出主導權給其他人，不至於產生群龍無首的情況。這不僅是節省時間和成本的舉動，而且還可以幫助其他員工參與其中，以及學習擔任會議中的重要角色機會。

 

會議的類型有哪些？

是否值得花時間開會應該視要達成什麼樣的目標而決定，而會議的類型大致上可以分為以下幾類，若是你所要參加或舉辦的會議非以下這四類裡的其中之一，那麼就是應該考慮開會的必要性。

一,解決問題的會議

通常使用於解決問題和相關議題，這時出席會議的人士就顯得特別重要，尤其是那些與利益有所衝突和實際上有能力解決問題者。

二,計畫型會議

一般來說最常發生於專案正式啟動時，例如解決問題的會議，這時的出席者並不一定要有人數限制，不過重要的利益相關者和將執行計劃的相關人員務必要出席，如此一來方能繼續往下執行。

三,決策型會議

可能會向最終做決定者進行一次詳細的會議簡報，花費的時間絕對不是短短幾分鐘即可結束。這樣的會議形式通常是在資料收集完畢，經過實際調查後有相關的數據和結論佐證，表達出實際的作法。

四,資訊共享會議

最常被取消的會議類型，通常可以通過書面報告、 email、通訊軟體的群組中公告，更有效地達成目標。除非其中充滿許多不確定性和錯誤，或者出於政治或激勵目的需要進行互動，否則無需進行實際會議。

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不好的會議很常發生在每個人身上。只要遵循以上的建議和原則，將自己樹立為榜樣，以養成更好的會議習慣。同事會注意到這一點，他們可能很快會採用你的意見來改善會議等於浪費時間這個想法。

 

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